เนื่องจากมีข่าวเกี่ยวกับการปรับนโยบายของ Google เกี่ยวกับพื้นที่ให้บริการ Google Workspace for Education โดย #beartai ที่ว่า จากเดิม Google ให้พื้นที่ในการเก็บไฟล์ใน Google Drive แบบ unlimited เป็น limited โดยจะเริ่มประมาณกลางปี 2022 นั้น มีคนถามผมเข้ามาเยอะว่าจริงหรือไม่ มหาวิทยาลัยขอนแก่นกระทบหรือไม่ คำตอบคือ เป็นความจริง และ มข. กระทบเหมือนกับมหาวิทยาลัยหรือสถาบันการศึกษาทั่วโลก โดยมหาวิทยาลัยขอนแก่นได้ทราบเรื่องนี้มาประมาณ 2 เดือน และเราได้เริ่มทำงานกับทีม Google Asia Pacific ที่สิงคโปร์ โดยได้ประชุมแนวทางกันแล้วในเบื้องต้น โดยที่ มข. เป็นมหาวิทยาลัยแรกในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ ที่เข้าร่วมโครงการ Google Apps for Education Supporting Program เมื่อกว่า 8 ปีที่แล้ว https://www.youtube.com/watch?v=-SYk9YjW5q0 ทำให้มีการใช้งานจำนวนมาก ย่อมเป็นเรื่องปกติที่จะมีการเก็บไฟล์บนคลาวด์จำนวนมาก เพื่อให้มีแนวทางในการลดผลกระทบ คาดว่าทาง Google น่าจะมีมาตรการรองรับ ซึ่งต้องให้ทาง Google ประกาศเอง โดยปกติจะติดต่อกับผู้ดูแลระบบของแต่ละสถาบันอยู่แล้วครับ
อย่างไรก็ตาม ก็จะยังมีผลกระทบกับผู้ใช้ที่นำไฟล์ขึ้นไปเก็บบน Google Drive เยอะผิดปกติอยู่ดี สำหรับมหาวิทยาลัยขอนแก่น น่าจะกระทบผู้ใช้จริง ๆ ประมาณ 5-10% เช่นที่พบที่ มข. มี นศ. บางรายที่เก็บไฟล์ไว้ถึง 270TB (ไม่รู้เก็บอะไรเยอะขนาดนั้น) ดังนั้นเพื่อคลายความกังวล และลดผลกระทบ จึงขอแนะนำให้บุคลากรและนักศึกษา มข. บริหารจัดการไฟล์บนคลาวด์ ดังนี้
— 1. เนื่องจาก มข. ได้ใช้ Microsoft 365 ด้วย และเป็น user account เดียวกับ Google Workspace อยู่แล้ว โดยมีพื้นที่เก็บไฟล์ใน Microsoft OneDrive คนละ 5TB (ซึ่งผู้ใช้ประมาณ 99.9% เก็บไฟล์ไม่ถึง 5TB อยู่แล้ว)
— 2. ย้ายไฟล์ทั้งหมด หรือ บางส่วนเฉพาะที่ไม่ได้ใช้บ่อย ๆ ไปเก็บใน OneDrive หรืออาจจะเก็บทั้ง 2 ที่เพื่อบริหารความเสี่ยง ก็ได้
— 3. ติดตั้ง OneDrive for Business App และ Google Drive File Stream บนเครื่องคอมพิวเตอร์ จะสามารถย้ายไฟล์ได้ค่อนข้างสะดวกมาก ๆ แต่อาจจะเสียเวลาย้ายสักหน่อย ถ้ามีไฟล์จำนวนมาก (ย้ายในมหาวิทยาลัยนะครับ จะเร็วกว่า)
บุคลากรและนักศึกษา มข. สามารถเข้า Microsoft 365 ได้ที่ https://i.kku.ac.th
ซึ่งสถาบันการศึกษาที่ใช้ Google Workspace for Education และ Microsoft 365 ด้วย User เดียวกันจะสะดวกมากในการบริหารจัดการไฟล์แบบนี้ และเมื่อดำเนินการแล้ว ก็แทบไม่กระทบใด ๆ ครับ
หมายเหตุ: มหาวิทยาลัยไม่สามารถดำเนินการให้ทุกคนได้นะครับ เพราะมหาวิทยาลัยไม่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ของผู้ใช้
FB : เด่นพงษ์ สุดภักดี (รองอธิการบดีฝ่ายดิจิทัล มหาวิทยาลัยขอนแก่น)